Utilice su lista de recogida para realizar un seguimiento y gestionar las cajas y los expedientes mientras están a la espera de ser recogidos de sus instalaciones y ser entregados a Iron Mountain para su almacenamiento. Los registros permanecen en una lista de recogida hasta su entrega a Iron Mountain y tras el registro del código de barras de SKP correspondiente.

Las listas de recogida funcionan como herramientas de conservación de registros y elaboración de informes importantes. Proporcionan un seguimiento de documento que puede exportar, imprimir y retener para inventario y entrada de datos posterior a la recogida. Según el acuerdo de servicios con Iron Mountain, su lista de recogida también puede utilizarse para aplicar los datos a cajas físicas.

Las listas de recogida muestran los siguientes registros:

NUEVA  CAJA	Caja lista para su entrega a Iron Mountain; puede contener nuevos expedientes. Es posible eliminar nuevas cajas en Gestión de registros de Iron Mountain Connect. Si se elimina una nueva caja, se eliminan todos los expedientes asociados y se eliminan la caja y los expedientes de la lista de recogida.  Estado:  Nueva caja
NUEVO EXPEDIENTE	Expediente que está listo para su entrega a Iron Mountain; está asociado con una caja nueva o existente. La eliminación de un expediente nuevo de una lista de recogida borra el expediente de Gestión de registros de Iron Mountain Connect.  Estado:  Nuevo expediente
CONTENEDOR EXISTENTE	Caja que ha sido entregada a Iron Mountain y tiene un código de barras de SKP.  Gestión de registros Iron Mountain Connect elimina automáticamente las cajas existentes de la lista de recogida cuando se quita el último expediente de la caja.  No se puede eliminar manualmente una caja existente de una lista de recogida o eliminar una caja existente de Gestión de registros Iron Mountain Connect. Estado:  En Iron Mountain o Retirado de Iron Mountain

 

Tras 18 meses, los registros de recogida que no se hayan recibido y almacenado en una instalación de Iron Mountain se eliminarán de la lista de recogida.

Pedido de lista de recogida

Las cajas se introducen en la lista de recogida organizada en orden descendente por código de barras de SKP. Si el código de barras de SKP está en blanco porque Iron Mountain lo asigna a su organización en la recepción, las cajas se clasifican por la caja más reciente en la parte superior de la lista de recogida. 

Los expedientes se enumeran en el orden en que se añaden, con el expediente más reciente en la parte inferior de la lista.  

En los iconos de nueva caja   y nuevo expediente  se puede hacer clic. Úselos como un acceso directo para abrir las pantallas Ver caja y Ver expediente en lugar de utilizar los menús desplegables de Acción.

 

Lista de recogida con Validación en instalaciones de Iron Mountain

Si su organización contrata el uso de la función Validación en instalaciones de Iron Mountain, su lista de recogida contendrá las siguientes diferencias:

• Podrá seleccionar un cliente y organizar la lista de recogida de modo que solo se muestren las cajas y expedientes asignados a ese cliente. Una vez seleccione un cliente, se activarán el carro del pedido de recogida y la lista desplegable Acción.
• Podrá seleccionar cajas específicas para añadirlas a un pedido de recogida.
• Los pedidos de solo expedientes (para expedientes sin abrir que no tienen metadatos asociados pendientes de introducir) y los pedidos de servicios de Vault se realizan desde la pantalla Registros del carro de pedido de recogida.